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Betriebskosten: „Digitalisierung - pfui?“
Einsichtsrecht in Originalbelege trotz Übersendung von Kopien

Tastatur - Copyright Sylvia Horst(ho) Gegenüber der Betriebskostenabrechnung des V macht zunächst ein Belegeinsichtsrecht geltend. Im Büro des V wird ihm die Einsicht in einen Ordner mit Kopien der Belege angeboten. M besteht auf die Vorlage der Originale.

Zu Recht, wie der BGH urteilt (BGH, Urteil vom 16.12.2021 - VIII ZR 66/20, juris). Dazu muss der Mieter keine weiteren Ausführungen machen, insbesondere keine besonderen Interessen darlegen (§§ 556 Abs. 3 Satz 1 Hs.1, 259 Absatz 1 HS 1 und 2 BGB, so Rn. 20 der Entscheidungsgründe mit zahlreichen weiteren Nachweisen zur Rechtsprechung des Senats)).
Nur ausnahmsweise müsse sich der Mieter vom Vermieter auf Fotokopien oder Scanprodukte verweisen lassen (§ 242 BGB; so Rn. 26 der Entscheidungsgründe). Ob ein solcher Ausnahmefall anzunehmen sei, müsse der Tatrichter im einzelnen Fall entscheiden (ebenso: BGH, Urteil vom 27. 10. 2021 - VIII ZR 102/71, Rn. 56 der Entscheidungsgründe nach juris). Nach Auffassung des BGH ist dabei stets Voraussetzung, dass

  • die zur Verfügung gestellten Kopien geeignet sind, die dokumentierten Erklärungen unverändert wiederzugeben (Rechtsgedanke des § 126 b Satz 2 Nr. 2 BGB; Zweifel gehen zulasten des Vermieters; die Klärung seiner Nachweismöglichkeiten lässt das Urteil offen),

und das

  • ein solcher Ausnahmefall in Betracht kommt, so zum Beispiel dann, wenn
    - der Vermieter von seinem Abrechnungsunternehmen nur digitalisierte Belege erhalten hat, oder wenn
    - dem Vermieter nicht zugemutet werden kann, dem Mieter Einsicht in vorhandene Originalunterlagen zu gewähren; das soll nicht der Fall sein, wenn die Belege nach ihrer Digitalisierung unstreitig vernichtet worden sind (Rn. 28 der Entscheidungsgründe)! Auf die Unmöglichkeit der Anspruchserfüllung nach § 275 Abs. 1 BGB soll sich dann der Vermieter nicht berufen können!

Nachzutragen bleibt:

Im digitalen Zeitalter mutet diese Entscheidung so praxisfremd wie bedenklich an. Das „papierlose Büro“ ist in der Wohnungswirtschaft längst etabliert (Hartmann, Betriebskosten im digitalen Zeitalter, WuM 2019, S. 418 ff; Lindner, Anmerkung zu BGH, Urteil vom 15.12.2021 - VIII ZR 66/20 – Zur Frage der Belegeinsicht im papierlosen Büro; NZM 2022, 174; Lindner, Betriebskosten im papierlosen Büro, ZMR 2021, 357 ff; Lindner, Der programmierte Mietvertrag, NZM 2021, 665), ebenso in der Anwaltschaft (Rohrlich, Virtuelle Kanzlei, Webinare, Video-Beratung & Co - Der Anwaltsberuf im Umbruch, ZAP Fach 23 (2019), 1161; Rohrlich, Die digitale Kanzlei: Datenschutz-Bestandsaufnahme, ZAP Fach 23 (2022), 1253).;
Steuerrechtlich bestehen klare Vorgaben des Bundesfinanzministeriums, ob und unter welchen Umständen nach welcher Zeit digitalisierte Unterlagen zulässig vernichtet werden dürfen (vgl. Bundesministerium der Finanzen - BMF-Schreiben vom 14.11.2014 „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) - GZ IV A 4 - S 0316/13/10003; TOK 2014/0353090).
Selbst der Grundstein für digital ablaufende Gerichtsverhandlungen ist mit § 128 a ZPO gelegt.

Alles dies nimmt der BGH nicht zur Kenntnis und verschließt sich damit jeder modernen Arbeitswelt. Denn den Entscheidungszusammenhängen ist zu entnehmen, dass das steuerrechtlich vorgegebene Procedere die vom BGH ausgeurteilte Pflicht des Vermieters zur Vorlage von Originalbelegen nicht unzumutbar werden lässt, sodass gerade die Digitalisierung von Unterlagen mit nachmaliger Entsorgung der Druckstücke unter Beachtung steuerrechtlicher Vorgaben dennoch den Anspruch auf Einsicht in die Originalbelege bestehen bleiben lässt. Anders formuliert: Wer digitalisiert, ist selbst schuld! Das bedeutet nichts anderes, als dass man „eine doppelte Ablage“ vorhalten muss, um den Kautelen des BGH gerecht zu werden. Ob ein solches Management vor dem Hintergrund denkbarer Cyberattacken angezeigt erscheint, betrifft ein eigenes Thema und kann deshalb hier keine Rolle spielen.

Der einzige Rettungsanker in der Praxis könnte in dem Hinweis bestehen, dass neben dem Einsicht begehrenden Mieter in Originale auch noch die gesamte Mietergemeinschaft im Hause Anspruchsinhaberin ist, und dass deshalb damit gerechnet werden muss, parallel mehreren Einsichtsersuchen ausgesetzt zu sein. Unsicherheiten, verschickte Belege überhaupt zurückzuerhalten, treten hinzu.

Diese Argumentation verfängt aber nicht, wenn man sich als Vermieter darauf verweisen lassen muss, Einsicht in den eigenen Geschäftsräumen zu gewähren und deshalb Unwägbarkeiten durch Postläufe etc. erspart werden könnten.

© Dr. Hans Reinold Horst

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